Datenschutzerklärung

Das Hinweisgebersystem wird durch eine darauf spezialisierte Anwaltskanzlei, die Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, als interne Meldestelle im Auftrag der MAVIG GmbH betrieben. 

Die nachfolgende Erklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, das von uns verwendete Hinweisgebersystem zu erläutern und Sie bei Nutzung dieses Systems über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von Daten zu informieren.  

Wenn Sie weitergehende Fragen zu unseren Hinweisen, zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich jederzeit direkt an uns wenden. Wir stehen Ihnen jederzeit auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anregungen oder bei Beschwerden zur Verfügung.   

Stahlgruberring 5

81829 München

Deutschland

Telefon: +49 (0) 89 420 96-0

Telefax: +49 (0) 89 420 96-200

e-Mail: info@mavig.com

Die MAVIG GmbH hat eine externe Datenschutzbeauftragte bestellt. Diesen erreichen Sie unter:

datenschutz@mavig.com

Sie haben die Möglichkeit, unser internes Hinweisgebersystem zu nutzen. Hierbei sollen Sie selbst keine personenbezogenen Daten zu Ihrer Person angeben. Die Kommunikation erfolgt allein über das Hinweisgebersystem mittels einem von Ihnen vergebenes Passwort. Je nach Inhalt Ihres Beitrags kann Ihre Meldung aber personenbezogene Daten Dritter enthalten. Personenbezogene Daten, die eindeutig ohne Belang oder Bedeutung für eine Meldung sind, werden nicht erhoben, bzw. unverzüglich gelöscht.

Sofern Sie keine freiwilligen Angaben zu Ihrer Person machen, bleiben Sie für uns anonym.

Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, werden auf dem Webserver des Hinweisgebersystems temporär folgende Nutzungsdaten erhoben: 

Die IP-ADRESSE wird unmittelbar gekürzt, um so einen anonymen Besuch der Webseite zu gewährleisten. Die Daten werden innerhalb der für Hinweise geltenden Aufbewahrungsfristen (siehe unten) aufbewahrt und danach gelöscht.

Es wird ein technisch notwendiger Sessioncookie für die Spracheinstellungen und Informationen über ein Login gesetzt, der mit Schließen des Webbrowsers wieder gelöscht wird.

Um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen möglichst umfassend zu schützen, treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen. Wir setzen auf unserer Seite ein Verschlüsselungsverfahren ein. Ihre Angaben werden von Ihrem Rechner zu unserem Server und umgekehrt über das Internet mittels einer TLS-Verschlüsselung übertragen. Sie erkennen dies daran, dass in der Statusleiste Ihres Browsers das Schloss-Symbol geschlossen ist und die Adresszeile mit https:// beginnt.

Das Hinweisgebersystem räumt den Mitarbeitern der MAVIG GmbH und auch Dritten die Möglichkeit ein, auf Missstände hinzuweisen, ohne selbst in Erscheinung zu treten. Hier geht es insbesondere um folgende Sachverhalte im Unternehmen: 

Die Verarbeitung der Daten dient der Erfüllung einer Rechtspflicht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO), welche aus der sog. Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) und hierauf beruhender nationaler Gesetze der EU-Mitgliedstaaten, für Deutschland aus § 10 Hinweisgeberschutzgesetz, folgt. 

Die Datenverarbeitung erfolgt zudem im berechtigten Interesse des Unternehmens, über rechtswidrige und meldenswürdige Vorgänge informiert zu werden und diese intern klären zu können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO).

Eine Weitergabe von den Hinweisgeber identifizierenden Daten durch die interne Meldestelle zwecks Durchführung von internen Ermittlungen erfolgt nur auf der Grundlage Ihrer Einwilligung und, soweit die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist (§ 9 Abs. 3 Hinweisgeberschutzgesetz).

Die Meldungen werden geprüft und innerhalb der rechtlich bestimmten Fristen beantwortet. 

Personenbezogene Daten, die für die Vorwürfe bzw. Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant bzw. unsubstantiiert sind, werden nicht weiterverarbeitet und nur noch zur Einhaltung der Speicherfristen aufbewahrt.

Nach § 11 Abs. 5 Hinweisgeberschutzgesetz sind alle Eingänge bis zu 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu speichern. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die erhobenen Daten werden an die von uns beauftragte Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Frankfurt („Schindhelm“), zur Prüfung der Plausibilisierung der Meldung entgegengenommen und ggf. auch an für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen im Unternehmen weitergeleitet und ggf. auch weiteren Dritten (Rechtsanwälten, Sachverständigen und Wirtschaftsprüfern) zu Analyse- und Untersuchungszwecken zur Verfügung gestellt. Bei gegebenem Anlass können auch Behörden und Gerichte involviert werden.  

Dazu werden alle Meldungen der MAVIG GmbH zur Verfügung gestellt, damit die Führung des Unternehmens einen umfassenden Überblick über die aktuellen Vorfälle hat. Hierbei wird durch die Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH sichergestellt, dass der Schutz der Hinweisgeber gewährleistet wird.

Darüber hinaus werden Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister übermittelt, die die Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH beim Betrieb der Webseite und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Die Dienstleister arbeiten streng weisungsgebunden und wurden entsprechend vertraglich verpflichtet.

Die erhobenen Daten können im Einzelfall Empfängern außerhalb der Europäischen Union zugänglich gemacht werden, soweit dies zur Bearbeitung der eingehenden Meldungen, insbesondere zur Feststellung der Erheblichkeit der Verstöße, zwingend erforderlich ist. Vor der Übermittlung personenbezogener Daten werden alle Maßnahmen getroffen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das durch die DSGVO gewährleistete Schutzniveau für natürliche Personen nicht untergraben wird.

Sie haben nach Maßgabe der anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften – insbesondere der DSGVO und der entsprechenden Vorschriften im anwendbaren Recht eines Mitgliedstaats der Europäischen Union – bestimmte Rechte. Diese Rechte können Sie gegenüber MAVIG GmbH geltend machen: 

Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO verlangen.

Sie können die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten nach Art. 16 DSGVO verlangen.

Sie können die Löschung nach Art. 17 DSGVO oder die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 18 DSGVO verlangen und Sie können verlangen, Ihre von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten nach Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Wenn Sie uns gegenüber eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie überdies das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich im Falle von Beschwerden über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten an eine Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu wenden.  

Soweit Sie bei der MAVIG GmbH tätig sind, gilt für Sie zudem die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die Ihnen zur Kenntnis gebracht wurde.